Paratoi eich busnes
Cael yswiriant addas
Sicrhewch fod gennych yswiriant addas cyn i argyfwng ddigwydd.
Mae gan Gymdeithas Yswirwyr Prydain (ABI) wybodaeth ddefnyddiol ar ddewis yr yswiriant cywir ar gyfer eich busnes.
Asesiad risg
Beth yw'r peryglon a'r bygythiadau a allai darfu ar eich busnes?
Mae risgiau sefydliadol yn cynnwys:
Colli technoleg gwybodaeth a chyfathrebu (TGCh)
Colli eiddo (tân, colli data, colli pŵer)
Colli data (diffyg TGCh neu ddigwyddiad seiberddiogelwch)
Tywydd garw
Llifogydd - ewch i'n tudalennau llifogydd i gael rhagor o wybodaeth am baratoi ar gyfer llifogydd
Colli staff (pandemig ffliw, tywydd garw, digwyddiadau traffig)
Colli dibyniaethau allanol (tanwydd, trydan, telathrebu, dŵr, partner, cyflenwr)
Beth yw’r tebygolrwydd y gallai digwyddiadau o’r fath ddigwydd a beth fyddai’r effaith ar eich busnes?
Crëwch eich cynllun parhad busnes gyda'r pum cam hyn
Y cam cyntaf tuag at ddatblygu Cynllun Parhad Busnes yw golwg dda iawn ar yr hyn y mae eich busnes yn ei wneud a pha adnoddau sydd eu hangen arnoch i wneud hynny.
1
Dylunio
Dyma'r rhan o'r broses lle nodir atebion priodol i sicrhau parhad y gweithgareddau a nodir yn yr Asesiad o'r Effaith ar Fusnes. Efallai y bydd hyn ar lefel wahanol y cytunwyd arni ymlaen llaw.
2
Gweithredu
Dyma'r rhan o'r broses lle nodir atebion priodol i sicrhau parhad y gweithgareddau a nodir yn yr Asesiad o'r Effaith ar Fusnes. Efallai y bydd hyn ar lefel wahanol y cytunwyd arni ymlaen llaw.
3
Dilysu
Yr hyn sy'n allweddol i lwyddiant cynlluniau parhad busnes yw sicrhau eu bod yn cael eu profi a'u bod yn addas i'r diben. Gellir cyflawni hyn trwy brofi'r cynlluniau yn erbyn senario a nodwyd.
4
Gwreiddio
Cam olaf Cylch Bywyd BC yw sicrhau bod y broses o barhad busnes wedi'i gwreiddio ym mhob rhan o'ch sefydliad. A yw'r holl staff yn gwybod beth i'w wneud, â phwy i gysylltu a sut i ymgymryd â'u rhan yn y cynllun.
5
Dadansoddi
Dadansoddiad effaith busnes, a elwir yn BIA, yn rhan o gynllunio parhad busnes sy'n helpu i nodi systemau a phrosesau hanfodol ac an-hanfodol.
Templed dadansoddi effaith busnes
Defnyddiwch ein cymwynasgar templed (Fformat dogfen Excel) a chanllaw isod i greu Dadansoddiad Effaith Busnes a Dadansoddiad Gofynion Critigol
Gall y templed hwn helpu eich sefydliad i nodi ei swyddogaethau hanfodol (a'u dibyniaethau) y mae'n rhaid cynllunio ar eu cyfer yn ystod cyfnod o aflonyddwch.
Mae'r templed wedi'i rannu'n 10 maes.
Mae’r tabl isod yn amlinellu’r meysydd a’r hyn y mae angen i chi ei gynnwys ym mhob adran:
Crynodeb gweithgaredd
Crynodeb o bob gweithgaredd y mae eich adran/sefydliad yn ei wneud. Ceisiwch beidio â mynd i fanylder, e.e. recordio ‘trin galwadau’ fel gweithgaredd, yn hytrach na ‘galwadau ateb’, ‘dargyfeirio galwadau’, ‘galwadau gweithredu’, ‘galwadau log’, ac ati.
MTPD
Y 'Cyfnod Aflonyddwch Goddefol Uchaf': dyma'r cyfnod y bydd canlyniadau annerbyniol yn deillio o'r methiant i gyflawni'r gweithgaredd yr ydych yn ei ddadansoddi ar ôl hynny. Gallai hyn gynnwys: anallu i gynnal cenhadaeth y gwasanaeth gweithgareddau hollbwysig, canlyniadau annerbyniol i enw da, diffyg cydymffurfio deddfwriaethol, ac ati.
Effaith ar y gwasanaeth os bydd gweithgaredd yn methu
Disgrifiad byr o’r effaith ar y gwasanaeth pe bai’r gweithgaredd hwn yn methu, e.e. niwed i enw da, methiant i gwrdd â gofynion statudol, colled ariannol ac ati.
Pobl
Y nifer lleiaf o staff sydd eu hangen i gyflawni'r gweithgaredd hwn, ynghyd â'r sgiliau sydd eu hangen i gyflawni'r rôl.
Offer a cherbydau
Offer sydd ei angen i gyflawni'r rôl hon, ee camerâu. Dylech hefyd gynnwys manylion unrhyw gerbydau sydd eu hangen, e.e. ceir, cerbydau arbenigol, ac ati.
Cyfrifiaduron
Manylion yr holl feddalwedd a chaledwedd sydd eu hangen i gyflawni'r gweithgaredd hwn.
Cyfleusterau
Manylion yr holl adeiladau, ystafelloedd, dodrefn, a chyfleusterau lles sydd eu hangen ar gyfer y gweithgaredd hwn, e.e. ystafell gyfweld breifat, gofod swyddfa generig, ac ati.
Dibyniaethau mewnol
Manylion yr holl adrannau y mae'r gweithgaredd hwn yn dibynnu arnynt, ee os yw'r gweithgaredd yn dibynnu ar gyllid, ac ati.
Dibyniaethau allanol
Manylion yr holl gyfleustodau, gwasanaethau, contractwyr a chyflenwyr eraill, e.e. nwy, rhyngrwyd, contractau galw allan, ac ati.
Sylwadau eraill
Unrhyw bwyntiau eraill o ddiddordeb sy'n ymwneud â'r gweithgaredd hwn, ee amseroedd allweddol y mis/blwyddyn, newidiadau sydd ar ddod, neu faterion y gellir eu rhagweld.
Dyluniwch eich cynllun
Unwaith y byddwch wedi deall eich busnes a'i wendidau mae angen ichi edrych ar rai ffyrdd o amddiffyn eich hun. Gallai eich cynllun gynnwys y canlynol:
Manylion cyswllt y tu allan i oriau ar gyfer staff, cwsmeriaid a chyflenwyr
Paratowch gynllun cyfathrebu - gyda phwy y byddwch chi'n cysylltu mewn argyfwng a beth fyddwch chi'n ei ddweud
Gweithdrefnau dogfennu - paratoi 'canllawiau sut i' fel y gall staff ddilyn camau i gwblhau gweithgareddau ei gilydd
Opsiynau adleoli y cytunwyd arnynt - os na allwch gael mynediad i'ch adeilad, i ble arall y gallwch fynd
Mynediad o bell i TGCh / technoleg sy'n seiliedig ar gwmwl - allwch chi gael mynediad i'ch rhwydwaith cyfrifiadurol o wahanol leoliadau
Storfa ddata ddiogel oddi ar y safle - gwnewch gopi wrth gefn o'ch systemau cyfrifiadurol a storiwch dapiau wrth gefn mewn cypyrddau gwrth-dân mewn lleoliad arall
Cyflenwyr amgen - o ble y cewch eich offer os bydd cyflenwr yn rhoi'r gorau i fasnachu
Lawrlwythwch y rhestr wirio hon i’ch cynorthwyo gyda chynllunio parhad busnes (fformat dogfen Word): Rhestr wirio parhad busnes Byddwch yn Barod
Gweithredu eich cynllun
Unwaith y byddwch wedi gweithio allan beth sydd angen i chi ei wneud y cam nesaf yw ei wneud. Bydd angen i chi weithio allan beth sy'n fforddiadwy ac ymarferol. Cofiwch y bydd rhai pethau'n syml iawn i'w gweithredu, tra bydd eraill yn cymryd mwy o amser i'w rhoi ar waith.
Hyfforddwch eich staff
A yw eich holl staff yn gwybod beth yw'r cynllun parhad busnes? A ydynt yn gwybod pa gamau y byddent yn eu cymryd mewn digwyddiad parhad busnes?
Dilyswch eich cynlluniau a hyfforddwch eich staff
Mae'n dda cael cynlluniau, ond sut ydych chi'n gwybod eu bod yn gweithio? Y ffordd orau o wneud hyn yw eu profi. Bydd hyn hefyd yn helpu i sicrhau bod eich staff yn deall eu rolau o fewn y cynlluniau.